Dienstleistungen für Ihre digitale Transformation
Elektronische Dokumente
Die Verwaltung von elektronischen Dokumenten ist weit mehr als das einfache Scannen von Papier. Nur wer alle Daten und Dokumente im Griff hat, kann als Unternehmen im digitalen Wandel bestehen.
Dem Aufbau eines zentralen Informationsmanagements als Basis einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie kommt dabei eine besondere Bedeutung zu.
Elektronische Akten
Zur strukturierten Verwaltung von Informationen sind E-Akten im Geschäftsumfeld unverzichtbar. Die Einsatzszenarien sind dabei vielfältig und die Möglichkeiten der Softwaresysteme umfangreich.
Die Einführung einer vollumfänglichen elektronischen Aktenverwaltung ist dabei ein wesentlicher Baustein.
Geschäftsprozesse
Erst durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse können die vollen Potentiale der digitalen Transformation gehoben werden.
Von der Analyse bestehender Abläufe, über die Konzeption digitaler Geschäftsprozesse sowie deren Realisierung und Einführung stehen wir Ihnen hier mit einem breiten Dienstleistungsspektrum zur Verfügung.
Automatisierung
Durch den gezielten Einsatz von Prozessautomatisierung können sich wiederholende sowie manuelle und zeitintensive Tätigkeiten von Software übernommen werden.
Wir unterstützen Sie durch entsprechende Beratung und Realisierung in diesem Bereich.
Dienstleistungen
Projektmanagement
In IT-Projekten kommen in der Regel viele Beteiligte mit unterschiedlichen Vorstellungen und Anforderungen zusammen. Wird hier ein durchgängiges Projektmanagement vernachlässigt, dann geraten Projektziele schnell in Gefahr.
Wir übernehmen daher sowohl in klassischen als auch agilen Setups die Gesamt- als auch Teilprojektleitung.
Beratung
Die digitale Transformation des Unternehmens ist komplex und zeitaufwändig. Externe Beratung hilft hier bei der Strategieentwicklung und Fokussierung auf die Ziele.
Wir beraten Sie individuell unter Zuhilfenahme erprobter Methoden und Techniken.
Entwicklung
Erst mit einer auf die konkreten Anforderungen und Prozesse des Unternehmens angepassten Software kann sich das volle Potential der digitalen Transformation entfalten.
Wir führen die notwendigen Konfigurationen und Programmierleistungen Ihrer eingesetzten Produkte durch.
Services
Von A wie Anwenderbetreuung bis Z wie Zugangskonfiguration – für die immer komplexer werdende Anzahl an IT-Systemen fehlt es oft an geschulten Personal im eigenen Haus.
Wir unterstützen Sie hier hier temporär oder auch über einen längeren Zeitraum gern. Teilen Sie uns einfach mit, in welchem Bereich Sie Unterstützung benötigen.
Lösungen
Oft angefragt
digitaler Posteingang
Posteingänge treffen über unterschiedliche Kanäle im Unternehmen ein. Eine zentrale Posteingangslösung sorgt für Transparenz und Schnelligkeit und minimiert in Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation den Aufwand für die Aufbewahrung von Papierdokumenten.
Vertrags-
management
Ein digitales Vertragsmanagement bietet im Vergleich zu einer papierbasierten Lösung zahlreichen Vorteile:
alle Verträge eines Unternehmens zentral verwalten und dennoch mit individuelle Zugriffsrechte ausstatten, automatische Benachrichtigung bei anstehenden Fristen, Bereitstellung individueller Geschäftsprozesse zur Abbildung des Entwurfs- oder Freigabeprozesses inkl. digitaler Signatur, Reportingmöglichkeiten
elektronische Rechnungen
Durch einen zentralen Eingang mit Anbindung an das im Unternehmen eingesetzte ERP-System können Eingangsrechnungen automatisiert verarbeitet werden. Notwendige Prüfungs- und Genehmigungsstufen werden durch das System bereitgestellt und deren Einhaltung sichergestellt. Am Ende werden die rechnungsrelevanten Informationen zur Buchung freigegeben. Die Durchlaufzeiten sinken dadurch enorm und die Möglichkeit für Skonto steigt.
Auch Rechnungsausgänge können berücksichtigt und damit Zahlungseingänge automatisiert überwacht werden.
digitale Personalakte
Mit Hilfe der digitalen Personalakte können alle Personalinformationen strukturiert verwaltet und Personalprozesse wie Auswahlverfahren, Einstellung, Schulungen sowie Urlaubsanträge und die Bereitstellung von Lohnabrechnungen zentral und vollständig digital abgebildet werden. Dabei wird mit Hilfe von Aufbewahrungsregeln die rechtskonforme Speicherung und auch Löschung von Daten sichergestellt.
Beratung & Konzeption
Potentialanalyse
Die Potentialanalyse ist ein elementares Werkzeug zur Definition der Roadmap zur digitalen Transformation. Hierbei wird eine unternehmensweite Ist-Aufnahme der wesentlichen Datenflüsse und Geschäftsprozesse durchgeführt und über verschiedene Methodiken auch die (subjektive) Einschätzung der beteiligten Personen abgefragt. Aus diesen Ergebnissen lassen sich Notwendigkeiten und Möglichkeiten der Digitalisierung ableiten sowie der Soll-Zustand und eine dazugehörige Zeitplanung definieren.
Fachkonzeption
Das Fachkonzept stellt die unternehmensweiten und abteilungs- sowie prozessspezifischen Anforderungen zusammen. Ist noch kein passendes Produkt für die elektronische Verwaltung von Dokumenten, Akten und Geschäftsprozesse vorhanden, dann kann das Fachkonzept als Anforderungskatalog für die Produktauswahl verwendet werden.
Prozessmanagement
Bei der Digitalisierung geht es um viel mehr als die reine Umwandlung von analogen in digitale Prozesse. Ganzheitliches Prozessmanagement beginnt bei der Prozessanalyse und der Frage, wie sich gegenwärtige Abläufe unter Zuhilfenahme von Software optimieren lasen. Im Anschluss daran folgen Konzeption, Realisierung und eine begleitete Einführung. Denn selbst bei kleinen Änderungen in lang erprobten Geschäftsprozessen sollten die Mitarbeiter zeitig und umfassend involviert werden.
Migration
Die digitale Transformation bedeutet auch immer, dass bisher analog oder in verteilten Systemen geführte Informationen zusammengefasst und ggf. sogar digitalisiert werden müssen. Hierfür bedarf es eines Konzeptes sowie entsprechender Migrationsmaßnahmen.
digitale Akten
Kundenakte
Die Kundenakte als zentrales Informationscockpit und logische Erweiterung eines bereits im Einsatz befindlichen ERP- oder CRM-Systems.
Die Stammdaten werden dabei aus diesen Systemen synchronisiert und zusätzlich ein eindeutiger Anlaufpunkt für alle Dokumente sowie dazugehörige Prozesse geschaffen: Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge und allgemeine Kundenkommunikation - alles auf einen Blick.
Projekt- und Bauakten
Projekt- oder Bauvorhaben sind komplex und langlebig. In dieser Zeit gibt es regen Austausch mit einer Vielzahl von internen als auch externen Beteiligten. Eine digitale Akte mit der Möglichkeit der unternehmens-übergreifenden Zusammenarbeit stellt dabei eine leistungsfähige Alternative zu unzähligen E-Mails und Briefen dar und Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie sich auf das eigentliche Projekt oder Bauvorhaben konzentrieren können.
Mieterakte mit Wodis-Schnittstelle
Die Mieterakte fasst alle Informationen zu einem Mietverhältnis aus verschiedenen Kanälen zusammen. Die Basisinformationen werden dabei automatisch aus dem führenden ERP-System übernommen. Das ist sehr oft der Markführer Wodis der Firma Aareon, aber auch andere Produkte können angebunden werden.
In der Mieterakte finden sich dann alle Ein- und Ausgänge als auch interne Schreiben zum Mietverhältnis wider. Durch integrierte Prozesse und mit Hilfe von Schnittstellen können damit sowohl das Papieraufkommen als auch die Bearbeitungszeiten drastisch reduziert werden.
Verwaltungsakte
Egal ob Ministerien, Kommunen, Stadtwerke oder andere Einrichtungen aus dem öffentlichen Sektor: die Digitalisierung sorgt auch hier für die Notwendigkeit der zentralen Verwaltung von Dokumenten, Akten und Geschäftsprozessen. Dies erfolgt stets unter den Vorgaben der geltenden Aktenordnung und unter Berücksichtigung eines definierten Aktenplans. Ad-hoc Prozesse stellen dabei sicher, dass Geschäftsgänge den digitalen Weg von der Sachbearbeitung bis hin zur Freigabe finden und Aufbewahrungsregeln bilden die Grundlage der Aussonderung und Anbindung an die digitalen Archive.
digitale Geschäftsprozesse
Postausgang
Die Digitalisierung des Posteingangs ist oft naheliegend. In der Regel führt ein Eingang aber auch zu einem Postausgang, welcher intern abgestimmt, freigegeben und dann versendet werden muss. Dieser Prozess kann ebenfalls digitalisiert und im hohen Maße automatisiert werden. Die Anbindung an Druckstraßen oder der regelbasierte E-Mail-Versand sind hier nur einige Anwendungsbeispiele aus der Praxis.
Bestellung / Bedarfsanforderung
Egal ob geringwertige Wirtschaftsgüter oder größere Beschaffungen: Bedarfsanforderungen gehen täglich bei Führungskräften zur Genehmigung ein und sind durch den Einkauf zu beschaffen. Die in diesem Zusammenhang entstandenen Daten werden idealerweise direkt an das angeschlossene ERP-System übergeben, um manuelle Doppeleingaben zu vermeiden. Auf vorhandene Bestellinformationen kann später im Rechnungseingang zurückgegriffen werden.
Genehmigungen
Jeden Tag müssen zahlreiche Themen abgestimmt und Entscheidungen getroffen werden. Noch immer werden hierfür oft Anträge auf Papier ausgedruckt und händisch unterschrieben. Digitale Genehmigungsprozesse, die Freigaberichtlinien und Organisationsstrukturen berücksichtigen und Entscheidungen nachvollziehbar speichern, können hierbei zu einer wesentlichen Minimierung des Arbeitsaufwands beitragen, die Transparenz in Freigabeprozessen erhöhen sowie die Durchlaufgeschwindigkeit steigern.
OZG-Leistungen
In Zukunft müssen Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen digital zur Verfügung stellen. Anträge gehen dann komplett elektronisch ein und sollten idealerweise auch in den angeschlossenen Systemen in dieser Form weiterverarbeitet werden. Digitale Geschäftsprozesse und Automatisierungen unterstützen hier maßgeblich bei der weiteren Verarbeitung in den Verwaltungen.